Como o backup criptografado das gravações do seu PABX IP aumenta a segurança da sua empresa?
A criptografia se tornou um dos caminhos mais populares de proteção de informações, principalmente por ser difícil de ser violada devido ao constante desenvolvimento de tecnologias na área. A versatilidade é outra característica que chama a atenção, pois a criptografia pode acontecer em armazenamento de backups de todas as ordens e tipos de arquivos, como o das gravações do seu PABX IP. Desta forma, evita-se que dados sejam corrompidos, perdidos, roubados ou incorretamente editados. Princípios da segurança da informação A segurança da informação parte de três princípios: a confidencialidade, a integridade e a disponibilidade. Compreendê-los é essencial para acreditar que tomar decisões em favor da proteção dos dados, evita grandes problemas futuros. Uma empresa tem que estar atenta a esta questão e salvaguardar não somente os seus arquivos de texto, vídeos ou imagens, mas também os arquivos de voz. Fazer o backup criptografado das gravações do seu PABX IP aumenta a segurança das informações trocadas ali. Dentro da confidencialidade, há a compreensão que somente pode ter acesso às informações pessoas que estejam autorizadas e relacionadas ao conteúdo destes dados. Isso tem a ver com capital intelectual, seja ele dedicado diretamente na criação ou resolução de qualquer natureza dentro da empresa, ou mesmo de ordem particular. Perder a exclusividade significa perder o valor, o trabalho, a energia e a dedicação. Adjacentes a confidencialidade estão a integridade e a disponibilidade. A primeira exige que na segurança da informação haja exatidão e completude de todos os dados que estão sendo armazenados ou transferidos. Enquanto a segunda diz sobre as tarefas do dia a dia e que as tomadas de decisões cotidianas dependem do acesso à informações que interferem nesses processos. Ao olhar para todo este cenário, compreende-se a importância de ter um backup criptografado das gravações do seu PABX IP. A criptografia dificultou o acesso indevido às informações Enquanto promove acessibilidade, rapidez, eficiência e quebra nas barreiras da comunicação, a internet também é um local em que as informações são muito bombardeadas. Por isso, uma das maneiras de se enviar dados importantes para a empresa e os negócios através da rede é por meio da criptografia. Mesmo que o backup seja temporário, ele já reforça esta segurança, dificultando a perda ou o roubo. Os backups criptografados das gravações do seu PABX IP podem ser armazenados em servidores ou em nuvens virtuais, que hoje em dia são muito visadas. Contudo se ao mesmo tempo elas são atacadas por hackers a procura de informações, cada vez mais se desenvolvem tecnologias que garantam a sua segurança. Estas plataformas são práticas na guarda e no transporte de informações. A criptografia também ajuda a selecionar e restringir o grupo de pessoas que terá acesso aos dados e informações contidos nos arquivos de voz produzidos a partir das gravações feitas no PABX IP. Tomar esta médica preserva o próprio material, pois diminui as chances de interferências, deliberadas ou não, na alteração daqueles conteúdos. A segurança destes dados deve ser pensada e executada pela empresa em dois níveis: o interno e o externo, priorizando um ou outro ou os dois. Acompanhe o nosso blog e leia mais sobre o assunto. Entre em contato conosco e conheça soluções para a sua empresa.
PABX IP para pequenas empresas: 4 motivos para investir nessa solução
Mesmo com o desenvolvimento de novos sistemas de comunicação a telefonia ainda exerce um papel fundamental dentro de empresas dos mais diferentes setores, já que é o método mais utilizado, seja para ligações internas (ramais) ou externas (contato com empresas e clientes). Mas quem pensa que um sistema eficiente de telefonia é útil apenas para grandes corporações está enganado. Pequenas empresas também podem se beneficiar dessa estratégia. Neste artigo você vai saber mais sobre o PABX IP e conhecer 4 motivos para investir nessa solução. O que é o PABX IP Para entender esse sistema é necessária uma breve explicação sobre o PABX, sigla para Private Automatic Branch Exchange (Troca Automática de Ramais Privados, em tradução livre). É a solução concebida como uma central telefônica, que permite a distribuição das ligações recebidas por uma empresa para sua rede interna de aparelhos telefônicos. A criação do PABX foi uma revolução para a comunicação no meio organizacional. Antes de sua criação, os sistemas de comunicação dentro das empresas eram caros e pouco práticos: se a companhia operasse com 50 telefones, por exemplo, seria necessária a mesma quantidade de linhas telefônicas. E o que vem a ser o PABX IP? É o sistema de central telefônica realizado por meio de tecnologia VoIP (voz sobre IP). Todo o tráfego de voz, informações e dados é realizado via internet, ou seja, de maneira digital, e não mais em método analógico. 4 motivos para investir À primeira vista, o PABX IP parece se adequar perfeitamente às necessidades de grandes negócios, mas o sistema também é perfeito para pequenas empresas. Entre os principais motivos, podemos apontar: 1- Muitas funções em um só sistema O PABX IP também é chamado de “aparelho All in One” (tudo em um só). Isso porque possui diversas funções além do sistema tradicional de telefonia, como distribuição de chamadas, gravador de conversas, correio de voz, realização de conferências via áudio e e-mail voz. 2- Redução de custos Essa é uma solução que empresas de todos os tamanhos procuram para suas finanças, e o PABX IP pode ser uma delas. Como esse sistema utiliza a rede de dados para fazer o tráfego de voz os gastos de operação são menores do que aqueles no meio tradicional, o que representa uma economia considerável no balanço final. 3- Melhoria no atendimento ao cliente Sistemas de espera de chamadas com anúncios ou músicas, possibilidade de atendimento mais personalizado por meio da identificação automática do cliente e encaminhamento direto ao setor desejado são algumas das funções que o PABX IP oferece a fim de melhorar sua relação com seu público. 4- Ganho de produtividade O sistema permite atendimentos interno e externo mais eficientes, pois torna os processos mais produtivos. É possível, por exemplo, fazer uma extensão do ramal interno para outros dispositivos, como notebooks, celulares e tablets ou encaminhar ligações automaticamente para outros ramais caso a primeira opção esteja ocupada. Como implementar o PABX IP Caso sua empresa já tenha um PABX tradicional, é possível fazer uma adaptação da infraestrutura de telefonia existente para garantir o suporte necessário para o novo método. Essa mudança costuma ser feita em pouco tempo e com de baixo custo, sem prejuízos para seu negócio. Mas se a sua empresa ainda não possui nenhum sistema de telefonia central, a adoção do PABX IP se torna muito mais rápida e prática, pois ela é elaborada a partir de sua demanda e sem a necessidade de adaptação.
4 passos para otimizar a performance do seu call center
Uma boa gestão do call center do seu empreendimento é capaz de matar dois coelhos com uma cajadada só: melhora a experiência do cliente e qualifica os processos internos, impulsionando significativamente os resultados operacionais. Mas para atingir este nível de excelência, é preciso criar um ambiente que estimule tal produtividade. Como fazer isso? Nós vamos te mostrar quatro passos que vão ajudar a otimizar a performance do seu call center. Fique atento a essas práticas: Dimensione a sua equipe Tudo o que você não quer é que seus clientes passem um bom tempo esperando na linha até que consigam falar com algum atendente, certo? Priorizar a experiência do cliente é fundamental para retê-los e melhorar a imagem do seu call center. Por isso, é fundamental que a sua equipe esteja distribuída de acordo com a demanda – o que também evite a própria ociosidade dos operadores. Por isso, fique atento aos períodos de maior tráfego, tanto em termos de horários quanto de épocas do ano. E lembre-se: dimensionar não é simplesmente cortar funcionários, e sim atender as demandas e as metas sob o menor custo possível. Invista em tecnologia e inovação A automatização de processos é fundamental neste processo de otimização. Neste sentido, o recurso da Unidade de Resposta Audível (URA) já está consolidado, direcionando o consumidor para um menu de autoatendimento sem a necessidade de intervenção de um atendente. As opções de atendimento são organizadas de acordo com a demanda e o cliente é identificado a partir de várias possibilidades, como ao digitar o próprio CPF, por exemplo. Mas a tecnologia não se limita a isso. As ferramentas de Business Intelligence (BI) são fundamentais para tornar os dados obtidos a partir do atendimento ao consumidor em insights para o crescimento do negócio. Também não há como não citar a tecnologia VoIP (voz por IP), que permite fazer e receber chamadas a partir de dados transmitidos pela internet. Estabeleça métricas de desempenho A automatização não substitui a eficiência humana no call center, e isso justifica-se através da importância dos indicadores de performance (KPI, sigla em inglês para Key Performance Indicator). Um dos KPI’s consagrados neste meio é o First Call Resolution (FCR), que seria algo como “resolução na primeira chamada”, em tradução livre. Este índice analisa o volume de demandas resolvidas no primeiro contato, algo fundamental para a otimização da performance. O próprio nível de satisfação do cliente também é um indicador de desempenho, talvez um dos mais simples e objetivos neste sentido. Não esqueça também dos indicadores de eficiência, como o Tempo Médio de Espera (TME), que basicamente é o tempo que o cliente aguarda o atendimento de um operador. Recompensas e retenção de talentos O trabalho de um operador de call center é repetitivo e até certo ponto maçante, portanto, é importante que a gestão se preocupe em traçar planos de metas e premiações, além de estimular um ambiente engajador, que impulsionem o desenvolvimento profissional dos atendentes. O próprio uso de KPI’s individualizados também é recomendável, além de promover a retenção de talentos ao recompensar esforços diferenciados.
Como PABX IP te ajuda a reduzir custos sem perder a qualidade?
Alcançar melhores resultados sob o menor custo possível sempre foi uma lógica vigente nas empresas. Mas em tempos de recessão econômica, isto pode ser melhor traduzido como uma necessidade. Em todo caso, a boa gestão de um call center perpassa por essa lógica: reduzir custos de telefonia sem afetar a qualidade do serviço. É justamente neste cenário que a solução PABX IP já é uma realidade entre as empresas. Essa tecnologia possui as mesmas atribuições de um PABX comum, porém, com funcionalidades extras de baixo investimento e grande potencial de mercado. Quer saber mais? Nós vamos te explicar. A evolução do PABX O PABX tradicional facilitou de forma significativa a comunicação nas empresas, afinal, é a partir dele que se dá a integração dos ramais de uma mesma empresa. No entanto, a tecnologia continua evoluindo. Assim surgiu o PABX IP, que possui como maior diferencial a utilização de uma rede de dados para o tráfego de voz por meio de uma rede IP. Isto significa que, aqui, a internet passa a ser usada como meio de transmissão – o que também significa que o sistema pode ser usado de qualquer lugar, a qualquer hora, fundamental para empresas que trabalham com funcionários remotos. Redução de custos Esta central telefônica digital possibilita a utilização de operadoras VoIP (voz por IP), que permite que os call centers façam chamadas a baixo custo, inclusive as de longa distância, em comparação às chamadas telefônicas tradicionais. Não obstante, é possível programar o sistema para que as ligações sejam sempre feitas pela rota de menor custo, ajustando-se ao número de destino e, o mais importante: reduzindo drasticamente os custos. A solução PABX IP dispensa grandes investimentos. Isto porque é possível aproveitar a infraestrutura de telefonia atual para agregar a tecnologia. É possível, por exemplo, operá-lo independentemente dos aparelhos telefônicos tradicionais, instalando softphones nos computadores, para que as chamadas sejam realizadas a partir das próprias máquinas. O PABX IP integra toda a comunicação de uma empresa em uma única rede de dados e telefonia, o que novamente implica em redução de custos, afinal, os gastos com a operação de rede são minimizados. Além do mais, é possível identificar problemas na rede com maior facilidade, até mesmo em tempo real. A facilidade de administração de rede é acompanhada de uma maior escalabilidade, afinal, é possível ampliar a quantidade de ramais sem trocar a tecnologia. URA incorporada Para empresas que trabalham com call center, o PABX IP também melhora a experiência do cliente, afinal, é possível incorporar uma Unidade de Resposta Audível (URA), que automatiza as ligações. Com ela, o cliente é direcionado a um menu de autoatendimento para que encontre a informação desejada sem a intervenção de um operador. As facilidades também incluem filas com anúncios ou músicas de espera, além da identificação automática do cliente. O PABX IP também favorece outras possibilidades, como a gestão remota das ligações e a gravação das chamadas, além das estatísticas em tempo real dos contatos. Em suma, aquilo que parecia utopia nos call centers é uma realidade: aumentar a eficiência gastando cada vez menos.
Como a inovação das soluções telefônicas estão otimizando o customer service?
As abordagens e estruturas da Tecnologia da Informação (TI) avançaram de forma considerável nos últimos anos, de modo que permitiram várias mudanças de um contexto estruturado, e que até pouco tempo não se imaginava vislumbrar algum tipo de inovação tecnológica. Isso acontecia no segmento de telefonia (principalmente no nicho empresarial) porque as soluções corporativas não avançavam ao mesmo passo que as demais áreas tecnológicas. No entanto, com o maior desenvolvimento e popularização das tecnologias baseadas em IP foi possível promover o crescimento consistente das soluções em telefonia corporativa e isso tem proporcionado muitas vantagens na área de customer service (ou serviço ao cliente). Para que você perceba e entenda melhor essas vantagens, preparamos este artigo em que abordaremos como a inovação no setor de telefonia tem otimizado os processos de atendimento e serviços ao cliente. Aproveite para ler outros artigos no nosso blog para estar sempre informado a respeito das tendências do mundo cloud e também para complementar o seu conhecimento na área. Otimização do call center Com o implemento da inovação das soluções telefônicas as estruturas desse setor foram migradas para serviços em nuvem, um fator que proporcionou a alavancagem das operações em call center e, ao mesmo tempo, tem reduzido os custos operacionais da área. A partir dessa otimização é possível proporcionar um atendimento de melhor qualidade aos clientes, principalmente, nas empresas que possuem várias UNs — Unidades de Negócios dispostas em localidades geográficas diferentes. Dessa forma, será possível que as empresas conheçam melhor os seus clientes e as suas principais demandas, para que assim, otimizem os seus processos de customer service. Integração da telefonia com CRM e ERP Os dados são a base para todo tipo de empreendimento, por isso, devem ser armazenados e tratados para produzirem informações de relevância ao processo de tomada de decisão e, em consequência, da otimização do customer service. Por isso, é fundamental a migração dos sistemas de telefonia para IP, pois, transforma uma tecnologia física em uma estrutura totalmente digital e baseada em plataformas online, algo que possibilita a sua integração com os softwares de CRM — Customer Relationship Management (Gestão de Relacionamento com o Cliente) e ERP — Enterprise Resource Planning (Planejamento de Recursos Empresariais). Dessa forma, a cada atendimento ao cliente realizado por telefone os sistemas serão alimentados com informações que proporcionarão a otimização das atividades de customer service, de forma automática e auditável, pois, a inovação das soluções telefônicas criou um ambiente de gerenciamento avançado das informações relacionadas a essa área. Mobilidade com o VoIP Uma boa relação na área de customer service está fortemente ligada à rapidez com que o cliente é atendimento e obtém as respostas que necessita. No entanto, nem sempre os responsáveis por essa atividade estão no escritório da empresa para prestarem tais atendimentos. Nesse contexto, a inovação das soluções telefônicas baseadas em VoIP — Voice over Internet Protocol (Voz sobre IP) e a adoção do PABX IP proporcionam total mobilidade para os colaboradores que prestam atendimento direto aos clientes e, assim, podem atuar de onde quer que estejam, necessitando apenas de um computador, tablet ou smartphone conectados à internet para terem acesso às suas linhas como se estivessem no escritório da empresa. Certamente isso aproximará os seus clientes da sua empresa, pois eles terão a certeza que serão atendidos com efetividade quando necessitarem, um fator que gera melhorias nos indicadores de desempenho da área de customer service. Autoatendimento É fato que o novo perfil dos clientes tem a característica de terem a necessidade de obterem as informações que necessitam de forma ágil e independente, ou seja, sem necessitarem do atendimento prestado por outras pessoas. Nesse cenário, o autoatendimento por telefone tem se mostrado efetivo, principalmente, com a adoção da inovação das soluções telefônicas, com destaque para o avanço da URA — Unidade de Resposta Audível – acompanhado do emprego concomitante da IA — Inteligência Artificial. Assim, os clientes têm suas questões sanadas sem a necessidade da intervenção humana no atendimento, algo que é fundamental para a efetividade do customer service nas empresas. Como você pode perceber, a inovação das soluções telefônicas tem possibilitado que as empresas prestem melhor atendimento aos seus clientes, de modo que, é imprescindível a adoção dessas novas tecnologias para proporcionarem ganho de mercado e satisfação do seu público-alvo em customer service.
Monitoramento de chamadas: Como o PABX IP Asterisk ajuda a controlar as ligações da sua empresa?
Uma empresa que não faz o monitoramento de chamadas telefônicas eficiente pode estar perdendo dinheiro. O controle de ligações tem muita importância quando o olhamos por dois vieses. O primeiro diz respeito à diminuição de gastos desnecessários através de contatos infrutíferos. Já o segundo está relacionado ao conhecimento que a empresa tem do cliente. Para todos eles, o PABX IP Asterisk é a melhor solução. Benefícios internos para a empresa O monitoramento das chamadas ainda pode trazer benefícios para o todo da empresa, não somente na questão do atendimento. Desde o nível de satisfação dos clientes, passando pela diminuição de erros operacionais, que sempre podem ser problemáticos, até no desenvolvimento de agilidade no atendimento das ligações, por fim criando um aumento da motivação da equipe. Através do monitoramento de chamadas proporcionado pelo PABX IP Asterisk há melhoras em diversos setores. No quesito financeiro há a economia de recursos, pela identificação da origem de chamadas. Há a integração entre os setores, segurança no armazenamento de dados e facilidade para as soluções. Além da flexibilidade de atender e identificar tanto nos sistemas analógicos, como no digital e IP. Os gastos excessivos com telefonia podem ser contornados quando se aprimora o rastreio e o comportamento interno. As chamadas telefônicas precisam ter um caráter que converge para os interesses da empresa. Logo, qualquer questão que se desvie deste propósito pode ser um complicador para a administração. Investimento em captação de novos clientes Destaca-se a importância do monitoramento de chamadas através do PABX IP Asterisk na captação de novos clientes para a empresa. Todas as pessoas que entram em contato com a empresa ou vice-versa podem ser transformadas em clientes. Para que isso aconteça deve haver investimento em Marketing Digital. Entretanto, como conhecer estas pessoas e fazer com que haja alta taxa de conversão? Uma das maneiras mais eficientes é por meio do monitoramento de chamadas. Quando se monitora as chamadas telefônicas, rastreando e mensurando as ligações, se obtém números importantes. A origem dos leads, que são todos os contatos feitos pela empresa com as pessoas, e também das conversões, quando se transforma contatos em clientes, pode ser conhecida. Os principais estudos para conhecer a área apontam que depois da internet, que a maioria dos leads capturados acontece via telefone, através de um contato do atendente. Por isso se torna muito importante monitorar e rastrear as chamadas para assim conhecer estas pessoas, identificá-las e melhorar a eficiência do marketing que é feito. Saber sobre as fontes e ter a oportunidade de conhecer sobre o que ele procura, cria a possibilidade de avaliar os investimentos e o seu retorno. O reflexo é o aumento da qualidade e conversão das campanhas de marketing. Ainda há benefícios complementares como a melhora na qualidade do atendimento dos clientes, uma vez que a gestão pode analisar as chamadas feitas e apontar tudo o que pode ser ainda mais qualificado. Há também a possibilidade de conhecer o quanto de alcance geográfico os produtos e as ofertas podem ter, além de quais regiões e áreas precisam de maiores atenções.
PABX IP Asterisk: Como funciona a integração com seu sistema CRM e/ou ERP?
Integrar sistemas é uma das estratégias mais utilizadas por empresas para otimizar processos do dia a dia. Entre as integrações mais comuns, a que une o PABX IP Asterisk e o sistema CRM ou ERP é o que mais se destaca. PABX IP Asterisk é uma rede interna de telefones conectados como um grupo e não individualmente. Além disso, esse tipo de PABX possui algumas funcionalidades exclusivas, como: gravação de ligações, filas de atendimento, ramais remotos via internet, URA de atendimento entre outros. Falando em URA de atendimento, esse sistema é importante pois clientes podem digitar um número durante a ligação, por exemplo. O CRM e o ERP são diferentes sistemas que contribuem para o alto rendimento da empresa. Mas é possível integrá-los aos PABX IP Asterisk. E as vantagens são grandes com essa implementação. É possível aumentar a produtividade dos serviços e aumentar os lucros de forma eficaz. Além disso, o custo para realizar essa integração não é alto, assim como o tempo de implementar isso. Outra vantagem está em relação ao atendimento. Há uma facilidade no acesso à informação do cliente e descongestionamento de filas de espera. Há ainda a questão estratégica, pois aumenta a competitividade em seu negócio. Confira abaixo como implementar o PABX IP Asterisk com o CRM e o ERP. Como integrar o PABX IP Asterisk com outros sistemas Muitas empresas já buscam integrar sistemas de telefonia e de gerenciamento para os negócios. Integrar ERP e CRM com o PABX IP Asterisk é uma ótima ferramenta organizacional. É possível melhorar a experiência dos clientes, otimizar processos e acessar melhor as informações relevantes. Através da integração entre PABX IP Asterisk e CRM e ERP, podemos ter as seguintes melhorias: *Pop-up: Recurso muito usado por empresas. Mas essa estratégia só funciona se não atrapalhar a experiência de navegação do usuário. Então, no momento que escolher o pop-up, crie a opção de a pessoa fechar aquela mensagem. *Click to Dial: É possível iniciar chamadas com um simples toque. Isso torna a comunicação mais prática, pois não é necessário rediscar o número todo de telefone. Melhorando isso, há um aumento na satisfação do cliente e uma redução no tempo de atendimento. *Gravação de chamadas: Podemos também gravar as chamadas realizadas. Assim, caso necessário, você terá acesso aos principais contatos ou poderá selecionar apenas alguns. É uma ótima ferramenta para a equipe de vendas, que saberá encontrar uma forma de usar esse recurso. Com todas essas vantagens, é possível compreender o motivo de tantas empresas investirem nessa integração. Mas qual o melhor momento de realizar isso? Descubra a resposta mais abaixo. Quando essa integração deve ser realizada? Muitas empresas ainda sentem dúvidas na hora de definir o melhor momento de investir nessa integração. Num primeiro momento, analise o desempenho dos sistemas disponíveis. Após isso, veja se eles estão atendendo às suas expectativas. Integrar os sistemas deve aumentar a sua performance. Além disso, defina metas e escolha bem a empresa que vai realizar a integração do PABX IP Asterisk aos sistemas de CRM e ERP. Esse último é um dos fatores que determinam o sucesso da sua iniciativa. Afinal de contas, se for uma empresa não confiável, os resultados dificilmente serão positivos. E agora que você percebeu como o PABX IP Asterisk pode ser integrado ao sistema ERP e CRM, coloque em prática hoje. Já deve ter percebido como é simples fazer essa mudança, mas depende das suas ações para que essa seja uma realidade no seu negócio. Analise, pesquise e transforme em realidade.
Você conhece o URA? Descubra como ele otimiza o atendimento do seu call center
A modernização das centrais de atendimento deixou de ser tendência para se transformar em necessidade, facilitando tanto a experiência do cliente quanto a própria otimização do atendimento do call center. Uma das tecnologias indispensáveis neste processo é a Unidade de Resposta Audível (URA), uma interface eletrônica que redireciona o cliente a uma espécie de menu digital. Se você ainda não incorporou a URA ao seu call center, descubra agora o que você pode ganhar com essa tecnologia! Até alguns anos atrás, atendimento automático era sinônimo de dor de cabeça para o cliente. Mas a tecnologia se modernizou e a URA chegou para ficar no mercado de call center. É um atendimento automático inteligente, capaz de reconhecer os dígitos e até a voz de quem está do outro lado da linha, além de atender, transferir e desligar uma ligação, entre outros recursos. Vantagens da URA Otimização do atendimento e do tempo de atendimento Facilidade para todas as partes. Primeiramente, a tecnologia diminui o tempo de espera do cliente, e sabemos que a sua satisfação é fundamental para o crescimento de uma empresa. Além do mais, a URA diminui o tempo médio de atendimento (TMA) da operação. Por exemplo, a identificação do cliente é muito mais rápida, bastando apenas que ele digite o número do CPF ou um código de cliente. Da mesma forma, a geração do protocolo de atendimento também é mais prática, sem que haja um operador repetindo a sequência de números várias vezes. Há outras diversas formas de otimizar esse atendimento, como colocar as opções mais procuradas nas primeiras opções do menu, por exemplo. Filtragem de ligações Empresas costumavam perder muito tempo com ligações encaminhadas de forma errônea para operadores que não eram capazes de resolver determinado problema. A URA otimiza essa filtragem, além de fazer com que o atendente não perca tempo com ligações mal sucedidas. Redução de custos Com um atendimento automático que pode funcionar 24 horas, o gestor tem a possibilidade de reduzir desde as despesas fixas (energia elétrica, telefonia e equipamentos) até a própria equipe de trabalho, já que o sistema não demanda uma quantidade tão grande de funcionários. Tipos de URA A URA não pode ser entendida como algo único, já que também possui suas ramificações. Ela pode ser receptiva, quando tem como função receber as ligações dos clientes, ou ativa, chegando até o cliente para oferecer ofertas e vendas. De toda forma, é possível fazer três subdivisões de URA. URA de Digitação É a mais popular em call centers: o cliente se identifica digitando o CPF/código do cliente e é guiado a um menu de opções para resolver seu problema de maneira totalmente autônoma. URA de Reconhecimento de Voz É uma versão mais sofisticada da URA. Em vez de ouvir o menu e digitar uma opção, basta que o cliente diga o que deseja. URA com Call Back É um tipo de URA ativa. Quando o cliente faz contato com seu call center e não consegue ser atendido, o sistema retorna à ligação posteriormente. Gostou da dica? Acesse nosso site e conheça nossas soluções para o seu call center agora mesmo!
Por que é importante ter correio de voz integrado ao e-mail da minha empresa?
Você já deve ter ouvido falar em correio de voz ou voicemail. Esse recurso é muito utilizado no dia a dia quando não podemos atender chamadas telefônicas, seja no aparelho fixo ou no celular. Mas você sabia que pode ampliar essa possibilidade também para sua conta de e-mail profissional? Em um primeiro momento, ter correio de voz integrado ao e-mail da sua empresa pode soar estranho e até mesmo pouco útil. No entanto, as próximas linhas desse artigo vão mostrar como esse sistema funciona e por que pode ser um recurso importante – e até mesmo indispensável – na sua rotina. Como funciona o correio de voz O correio de voz ou voicemail é um recurso muito comum em telefonia que permite a gravação de mensagens de voz como forma de resposta a ligações que não sejam atendidas. Neste caso, o aparelho tem armazenado na memória arquivos de áudio com gravações de voz do usuário que são enviadas automaticamente para quem liga com a resposta. Já nas contas de e-mail, o correio de voz é um mecanismo do sistema de telefonia comercial que envia gravações previamente elaboradas à sua caixa de entrada. Esse recurso geralmente é oferecido por provedores de sistemas de telefonia VoIP e de hospedagem em nuvem. O sistema é configurado para enviar notificações de novas mensagens de correio de voz diretamente para sua caixa de entrada de e-mail. Essas mensagens geralmente incluem a hora e a data da mensagem, bem como as informações de identificação do remetente. De acordo com o serviço oferecido, você pode receber mensagens com configurações diversas. Na gravação em anexo, por exemplo, um e-mail de notificação com a nova mensagem de correio de voz é anexado como um arquivo de áudio e enviado para a caixa de entrada. A mensagem também será salva na sua caixa de correio de voz para que você possa acessá-la sempre que precisar. É possível também receber mensagens com a gravação não salva anexada. Neste caso, depois que o e-mail é enviado, o arquivo da mensagem de áudio é automaticamente excluído da caixa do correio de voz. Existe ainda a possibilidade de receber apenas a notificação em caixa de entrada, indicando que uma nova mensagem está aguardando em seu correio de voz, ou seja, sem anexos. Por que integrar com o e-mail da empresa Criar mecanismos para que o correio de voz seja integrado ao e-mail de sua empresa pode proporcionar um desempenho melhor de toda a equipe. Isso porque o recurso facilita o recebimento e a escuta das gravações do correio de voz sem precisar interromper o serviço que está sendo executado para atualizar a caixa de entrada, abrir a mensagem e ler todo o conteúdo. O voicemail também oferece mobilidade ao usuário, já que você pode ouvir suas mensagens enquanto dirige, no horário de almoço ou na fila do supermercado, por exemplo. É possível sincronizar o recurso com outros dispositivos e escutar o conteúdo em notebooks, tablets ou smartphones. Além disso, os sistemas de voicemail integrados a contas de e-mail oferecem armazenamento em nuvem, que facilita o acesso e a recuperação de dados quando necessário. Como os áudios são gravados em formato de arquivo, você também pode fazer o download e acessá-los quando precisar.
PABX IP: Saiba como esse sistema ajuda no monitoramento de telefonia da sua empresa
O sistema de telefonia por PABX IP é um dos mais completos quando o assunto é funcionalidade. Ele pode realizar conferências, tem acesso a e-mails, facilita a gravação das conversas, é seguro e tem muitos outros benefícios. E o fator que facilita todos esses processos é a sua capacidade de monitoramento. O PABX IP também oferece bastante agilidade na comunicação e proporciona facilidades que outros sistemas não têm. E é muito importante tomar o devido cuidado com a comunicação. Ela é um fator determinante de sucesso para qualquer empreendimento. Uma comunicação que utiliza o que existe de mais tecnológico contribui para que os procedimentos internos sejam efetivos e precisos. Sistemas PABX PABX significa “Private Automatic Branch Exchange”. Sua tradução para o português seria algo como Troca Automática de Ramais Privados”. O sistema é bastante difundido em todo o mundo corporativo. Ele é utilizado para centralizar a telefonia do local. O PABX IP, por sua vez, é mais completo que o tradicional porque utiliza uma rede de dados. Através do protocolo de internet (IP), o circuito ganha a possibilidade de utilizar a rede mundial de computadores na conexão. O PABX IP é interligado através do sistema VOIP (Voice Over Internet Protocol). Ele é, basicamente, um sistema de telefonia que usa o tráfego de dados da internet para se conectar. Vantagens do PABX IP São muitos os benefícios que o PABX IP oferece em relação aos outros. O uso dele reflete nos custos da empresa, na facilidade de gerenciamento e até na agilidade dos processos: • Custos: o modelo é relativamente mais barato do que outros tipos de comunicação. É possível fazer, por exemplo, com que as ligações entre ramais da própria empresa não tenham custo. • Menos complexidade: a administração de uma rede assim é consideravelmente menos complexa, apesar das várias funções. Dependendo do plano, é disponibilizada uma ferramenta para computador onde tudo pode ser organizado e controlado. • Aumento da produtividade: todo o sistema descomplicado acaba melhorando a produtividade de um empreendimento. A simplificação do processo de comunicação faz com que sobre mais tempo para atividades que exigem uma dedicação completa. • Portabilidade: por utilizar a transmissão de dados via internet, é possível colocar um ramal em um número de celular. Monitoramento do PABX IP Um dos pontos altos do PABX IP é a segurança que ele oferece. O atributo está ligado à capacidade de monitoramento. Com o sistema é possível acompanhar em tempo real, pela internet, todo o funcionamento das linhas e ramais interconectados. A partir disso, pode-se identificar possíveis anormalidades ou até mesmo irregularidades. O fato melhora o tempo de resposta das possíveis ações de correção que serão implantadas. A visualização e a análise destes dados podem virar, inclusive, relatórios internos. As informações contidas neles podem ser sobre tempo médio de chamadas, locais mais acionados, tempo de atendimento externo e etc. A possibilidade de monitoramento que uma rede PABX IP oferece é preponderante para o bom funcionamento da comunicação, de forma geral. Da mesma forma que a internet ajudou outros setores, ela é essencial para que a atuação da empresa seja funcional.