4 passos para otimizar a performance do seu call center
Uma boa gestão do call center do seu empreendimento é capaz de matar dois coelhos com uma cajadada só: melhora a experiência do cliente e qualifica os processos internos, impulsionando significativamente os resultados operacionais. Mas para atingir este nível de excelência, é preciso criar um ambiente que estimule tal produtividade. Como fazer isso? Nós vamos te mostrar quatro passos que vão ajudar a otimizar a performance do seu call center. Fique atento a essas práticas: Dimensione a sua equipe Tudo o que você não quer é que seus clientes passem um bom tempo esperando na linha até que consigam falar com algum atendente, certo? Priorizar a experiência do cliente é fundamental para retê-los e melhorar a imagem do seu call center. Por isso, é fundamental que a sua equipe esteja distribuída de acordo com a demanda – o que também evite a própria ociosidade dos operadores. Por isso, fique atento aos períodos de maior tráfego, tanto em termos de horários quanto de épocas do ano. E lembre-se: dimensionar não é simplesmente cortar funcionários, e sim atender as demandas e as metas sob o menor custo possível. Invista em tecnologia e inovação A automatização de processos é fundamental neste processo de otimização. Neste sentido, o recurso da Unidade de Resposta Audível (URA) já está consolidado, direcionando o consumidor para um menu de autoatendimento sem a necessidade de intervenção de um atendente. As opções de atendimento são organizadas de acordo com a demanda e o cliente é identificado a partir de várias possibilidades, como ao digitar o próprio CPF, por exemplo. Mas a tecnologia não se limita a isso. As ferramentas de Business Intelligence (BI) são fundamentais para tornar os dados obtidos a partir do atendimento ao consumidor em insights para o crescimento do negócio. Também não há como não citar a tecnologia VoIP (voz por IP), que permite fazer e receber chamadas a partir de dados transmitidos pela internet. Estabeleça métricas de desempenho A automatização não substitui a eficiência humana no call center, e isso justifica-se através da importância dos indicadores de performance (KPI, sigla em inglês para Key Performance Indicator). Um dos KPI’s consagrados neste meio é o First Call Resolution (FCR), que seria algo como “resolução na primeira chamada”, em tradução livre. Este índice analisa o volume de demandas resolvidas no primeiro contato, algo fundamental para a otimização da performance. O próprio nível de satisfação do cliente também é um indicador de desempenho, talvez um dos mais simples e objetivos neste sentido. Não esqueça também dos indicadores de eficiência, como o Tempo Médio de Espera (TME), que basicamente é o tempo que o cliente aguarda o atendimento de um operador. Recompensas e retenção de talentos O trabalho de um operador de call center é repetitivo e até certo ponto maçante, portanto, é importante que a gestão se preocupe em traçar planos de metas e premiações, além de estimular um ambiente engajador, que impulsionem o desenvolvimento profissional dos atendentes. O próprio uso de KPI’s individualizados também é recomendável, além de promover a retenção de talentos ao recompensar esforços diferenciados.
Como PABX IP te ajuda a reduzir custos sem perder a qualidade?
Alcançar melhores resultados sob o menor custo possível sempre foi uma lógica vigente nas empresas. Mas em tempos de recessão econômica, isto pode ser melhor traduzido como uma necessidade. Em todo caso, a boa gestão de um call center perpassa por essa lógica: reduzir custos de telefonia sem afetar a qualidade do serviço. É justamente neste cenário que a solução PABX IP já é uma realidade entre as empresas. Essa tecnologia possui as mesmas atribuições de um PABX comum, porém, com funcionalidades extras de baixo investimento e grande potencial de mercado. Quer saber mais? Nós vamos te explicar. A evolução do PABX O PABX tradicional facilitou de forma significativa a comunicação nas empresas, afinal, é a partir dele que se dá a integração dos ramais de uma mesma empresa. No entanto, a tecnologia continua evoluindo. Assim surgiu o PABX IP, que possui como maior diferencial a utilização de uma rede de dados para o tráfego de voz por meio de uma rede IP. Isto significa que, aqui, a internet passa a ser usada como meio de transmissão – o que também significa que o sistema pode ser usado de qualquer lugar, a qualquer hora, fundamental para empresas que trabalham com funcionários remotos. Redução de custos Esta central telefônica digital possibilita a utilização de operadoras VoIP (voz por IP), que permite que os call centers façam chamadas a baixo custo, inclusive as de longa distância, em comparação às chamadas telefônicas tradicionais. Não obstante, é possível programar o sistema para que as ligações sejam sempre feitas pela rota de menor custo, ajustando-se ao número de destino e, o mais importante: reduzindo drasticamente os custos. A solução PABX IP dispensa grandes investimentos. Isto porque é possível aproveitar a infraestrutura de telefonia atual para agregar a tecnologia. É possível, por exemplo, operá-lo independentemente dos aparelhos telefônicos tradicionais, instalando softphones nos computadores, para que as chamadas sejam realizadas a partir das próprias máquinas. O PABX IP integra toda a comunicação de uma empresa em uma única rede de dados e telefonia, o que novamente implica em redução de custos, afinal, os gastos com a operação de rede são minimizados. Além do mais, é possível identificar problemas na rede com maior facilidade, até mesmo em tempo real. A facilidade de administração de rede é acompanhada de uma maior escalabilidade, afinal, é possível ampliar a quantidade de ramais sem trocar a tecnologia. URA incorporada Para empresas que trabalham com call center, o PABX IP também melhora a experiência do cliente, afinal, é possível incorporar uma Unidade de Resposta Audível (URA), que automatiza as ligações. Com ela, o cliente é direcionado a um menu de autoatendimento para que encontre a informação desejada sem a intervenção de um operador. As facilidades também incluem filas com anúncios ou músicas de espera, além da identificação automática do cliente. O PABX IP também favorece outras possibilidades, como a gestão remota das ligações e a gravação das chamadas, além das estatísticas em tempo real dos contatos. Em suma, aquilo que parecia utopia nos call centers é uma realidade: aumentar a eficiência gastando cada vez menos.
Como a inovação das soluções telefônicas estão otimizando o customer service?
As abordagens e estruturas da Tecnologia da Informação (TI) avançaram de forma considerável nos últimos anos, de modo que permitiram várias mudanças de um contexto estruturado, e que até pouco tempo não se imaginava vislumbrar algum tipo de inovação tecnológica. Isso acontecia no segmento de telefonia (principalmente no nicho empresarial) porque as soluções corporativas não avançavam ao mesmo passo que as demais áreas tecnológicas. No entanto, com o maior desenvolvimento e popularização das tecnologias baseadas em IP foi possível promover o crescimento consistente das soluções em telefonia corporativa e isso tem proporcionado muitas vantagens na área de customer service (ou serviço ao cliente). Para que você perceba e entenda melhor essas vantagens, preparamos este artigo em que abordaremos como a inovação no setor de telefonia tem otimizado os processos de atendimento e serviços ao cliente. Aproveite para ler outros artigos no nosso blog para estar sempre informado a respeito das tendências do mundo cloud e também para complementar o seu conhecimento na área. Otimização do call center Com o implemento da inovação das soluções telefônicas as estruturas desse setor foram migradas para serviços em nuvem, um fator que proporcionou a alavancagem das operações em call center e, ao mesmo tempo, tem reduzido os custos operacionais da área. A partir dessa otimização é possível proporcionar um atendimento de melhor qualidade aos clientes, principalmente, nas empresas que possuem várias UNs — Unidades de Negócios dispostas em localidades geográficas diferentes. Dessa forma, será possível que as empresas conheçam melhor os seus clientes e as suas principais demandas, para que assim, otimizem os seus processos de customer service. Integração da telefonia com CRM e ERP Os dados são a base para todo tipo de empreendimento, por isso, devem ser armazenados e tratados para produzirem informações de relevância ao processo de tomada de decisão e, em consequência, da otimização do customer service. Por isso, é fundamental a migração dos sistemas de telefonia para IP, pois, transforma uma tecnologia física em uma estrutura totalmente digital e baseada em plataformas online, algo que possibilita a sua integração com os softwares de CRM — Customer Relationship Management (Gestão de Relacionamento com o Cliente) e ERP — Enterprise Resource Planning (Planejamento de Recursos Empresariais). Dessa forma, a cada atendimento ao cliente realizado por telefone os sistemas serão alimentados com informações que proporcionarão a otimização das atividades de customer service, de forma automática e auditável, pois, a inovação das soluções telefônicas criou um ambiente de gerenciamento avançado das informações relacionadas a essa área. Mobilidade com o VoIP Uma boa relação na área de customer service está fortemente ligada à rapidez com que o cliente é atendimento e obtém as respostas que necessita. No entanto, nem sempre os responsáveis por essa atividade estão no escritório da empresa para prestarem tais atendimentos. Nesse contexto, a inovação das soluções telefônicas baseadas em VoIP — Voice over Internet Protocol (Voz sobre IP) e a adoção do PABX IP proporcionam total mobilidade para os colaboradores que prestam atendimento direto aos clientes e, assim, podem atuar de onde quer que estejam, necessitando apenas de um computador, tablet ou smartphone conectados à internet para terem acesso às suas linhas como se estivessem no escritório da empresa. Certamente isso aproximará os seus clientes da sua empresa, pois eles terão a certeza que serão atendidos com efetividade quando necessitarem, um fator que gera melhorias nos indicadores de desempenho da área de customer service. Autoatendimento É fato que o novo perfil dos clientes tem a característica de terem a necessidade de obterem as informações que necessitam de forma ágil e independente, ou seja, sem necessitarem do atendimento prestado por outras pessoas. Nesse cenário, o autoatendimento por telefone tem se mostrado efetivo, principalmente, com a adoção da inovação das soluções telefônicas, com destaque para o avanço da URA — Unidade de Resposta Audível – acompanhado do emprego concomitante da IA — Inteligência Artificial. Assim, os clientes têm suas questões sanadas sem a necessidade da intervenção humana no atendimento, algo que é fundamental para a efetividade do customer service nas empresas. Como você pode perceber, a inovação das soluções telefônicas tem possibilitado que as empresas prestem melhor atendimento aos seus clientes, de modo que, é imprescindível a adoção dessas novas tecnologias para proporcionarem ganho de mercado e satisfação do seu público-alvo em customer service.